Wat een virtueel kantoor voor zelfstandige ondernemers kan betekenen
Een virtueel kantoor is een combinatie van mensen, een plaats, technologieën en processen die samenkomen om bedrijven en individuen te helpen efficiënter te werken, vaak op afstand. Maar hoe kan een virtueel kantoor jou als ondernemer helpen? De meeste bedrijven werken redelijk goed zonder een fysiek kantoor. Veel bedrijven hebben eigenlijk geen fulltime fysieke kantoorruimtes nodig. Als het erop aankomt, zijn de essentiële zaken: een postadres, een ad-hoc receptionist of een antwoordservice en af en toe toegang tot vergaderruimten of coworking. En dat is precies wat een virtueel kantoor biedt.
Belangrijkste virtuele kantoor componenten
Het virtuele kantoor is verdeeld in verschillende componenten die je zullen helpen met het groeien van je onderneming.
Standaard virtueel kantoor
Dit is een zakelijk adres in een kantoorgebouw en een post ophaal/postafhandeling dienst. Er is een receptioniste ter plaatse om je post te ondertekenen en op te slaan voor afhaling, of door te sturen naar uw hoofdlocatie (normaal gesproken uw huis).
Live-receptionist diensten
Sommige virtuele kantoor bedrijven bieden een live-beantwoording service, die vaak het beantwoorden en doorschakelen van oproepen, het opnemen van berichten, het plannen van afspraken/agendabeheer en algemene klantenservice omvat. Dit is meestal een optionele add-on voor het standaard Virtual Office.
Zakelijk nummer en telefoonsysteem
Een andere veel voorkomende optionele extra. Dit is een cloudgebaseerd telefoonsysteem met functies zoals voicemail, het doorsturen van berichten, begroetingen en menu’s voor bellers, automatische filtering en meer.
Andere diensten
Sommige centra bieden een digitale postdienst aan met hun virtuele kantoor. Als je veel post ontvangt, of post die tijd gevoelig is, zorgt een digitaal postsysteem ervoor dat u de inhoud sneller ontvangt. Hiermee kun je een gescande afbeelding van uw post bekijken en desgewenst de inhoud zodat je altijd weet welke poststukken op je wachten.
Hoe helpt een virtueel kantoor mijn bedrijf?
Ondernemers die veel onderweg zijn, hebben zelden een fulltime kantoor nodig. Een virtueel kantoor biedt vergaderruimtes op locatie en gemeubileerde ‘plug and play’-kantoren per uur. Dit kan een hot desk zijn in een gedeelde ruimte (denk aan coworking-ruimtes) of een privé kantoor voor exclusief gebruik. Hetzelfde geldt voor andere diensten, zoals live receptioniste-ondersteuning – het is een flexibele manier om de oproep beantwoorden services te krijgen die u nodig hebt zonder een fulltime receptioniste in te huren.
Bescherm je persoonlijke bezittingen
Het publiceren van je huisadres als het hoofdkantoor van jouw bedrijf is een riskante zet. Als je bedrijf betrokken is bij juridische geschillen, kan een advocaat van de tegenpartij in jouw persoonlijke bezittingen reiken ook wel bekend als ‘doordringing van de bedrijfs sluier’ waardoor je huis in gevaar komt. Het hebben van een speciaal bedrijfsadres kan helpen om je huis van je bedrijf te scheiden.
Bouw geloofwaardigheid op bij banken
Gerenommeerde kredietverstrekkers vragen meestal om een kantooradres en een speciaal bedrijfsnummer voor kredietaanvragen in plaats van een huisadres of postbus en een mobiel nummer. Een commercieel erkend adres helpt uw bedrijf dus om geloofwaardigheid op te bouwen voor eventuele financieringsaanvragen die je nodig heeft.
Toon professionaliteit
Een fysiek adres in een erkend kantoorgebouw ziet er meer gevestigd uit en helpt potentiële klanten vertrouwen en vertrouwen te geven, met name grotere bedrijven en bedrijven.
Richt u op een specifieke locatie
Een virtueel adres in een specifieke stad helpt je aanwezig te zijn in jouw doelmarkt en stimuleert je lokale marketinginspanningen. Je kunt ook jouw virtuele kantoor adres toevoegen aan je visitekaartjes, website, e-mail voettekst en ander marketingmateriaal.
Wie gebruikt virtuele kantoren?
Virtuele kantoren zijn lange tijd een belangrijke stap geweest op de ladder van bedrijfsvastgoed voor kleine bedrijven, startups en onafhankelijke professionals. In recentere jaren is er ook een veel grotere vraag van grotere organisaties met een gedistribueerde personeelsstrategie voor virtuele kantoren.
De virtuele-kantoor strategie is vooral gunstig voor bedrijven met een gecentraliseerd hoofdkantoor die kleine virtuele kantoren op meerdere locaties willen creëren. Hiermee kunnen ze laten zien dat ze zichtbaar zijn in een specifieke markt, een aanspreekpunt zijn voor klanten en leveranciers en een plek bieden waar werknemers kunnen landen en werken wanneer ze zich op die locatie bevinden.
De virtuele kantoor is ontworpen om je bedrijf te beschermen en fraude te voorkomen, dus het is ongelooflijk belangrijk. Wanneer je namens je bedrijf post afhandelt, moet je een wettelijke notariële verklaring ondertekenen; dit geeft je toestemming aan het virtuele kantoor bedrijf om namens je post te behandelen en door te sturen. Het enige wat je hoeft te doen is een formulier in te vullen en te ondertekenen voor een notaris (een online notarisdienst is prima). Zonder deze verklaring is niemand wettelijk bevoegd om namens jouw je post te behandelen of post door te sturen.